ЭДО: что к чему

Мария Старосветская
Мария Старосветская 7 февраля 2014 7 мин.

По данным российских аналитиков в ближайший год ФНС продолжит активно развивать платформу для перевода всех налогоплательщиков на документооборот электронными счетами-фактурами.

Думается, что ближе к концу 2014 года ведомство объявит об этом открыто. При этом обязательность ЭСФ будет устанавливаться государством постепенно и точечно для определенных сфер и организаций.

Мы подготовили ответы на наиболее обсуждаемые вопросы, относительно особенностей электронного документооборота.

Общие вопросы

— Каков порядок хранения отправленных/принятых документов?

По умолчанию отправленные и принятые документы вместе с необходимыми подтверждениями хранятся на сервере оператора ЭДО. Дополнительно хранение документов можно организовать в SAP контент-сервере.

— Обладают ли электронные документы юридической значимостью?

Все документы подписываются электронной подписью (ЭП). Для формирования ЭП используются только сертифицированные средства криптографической защиты информации. В качестве сертификата ключа подписи используются только сертификаты, выданные доверенными Удостоверяющими центрами в соответствии с Регламентом оказания услуги. Типы документов, порядок обмена которыми регламентирован соответствующими государственными нормативными актами, передаются в строгом соответствии с этими актами (пример – обмен счетами-фактурами).

— Как быть, в случае, если использование электронного документа невозможно?

Переход на электронный документооборот никоим образом не запрещает бумажный. Если компании необходим в ряде случаев бумажный документ, то предполагается возможность формирования бумажной копии электронного аналога с заверением такого документа подписью главного бухгалтера и печатью организации.

— При наличии электронного счета-фактуры требуется ли дублировать его на бумаге?

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде». Соответственно, счета-фактуры могут быть выставлены только в электронном виде. Именно электронный счет-фактура будет являться «оригиналом» документа.

— Какие виды документов имеют утвержденные формы?

Законодательством определены форматы следующих электронных документов: Счет-фактура; ТОРГ-12; Акт о приемке выполненных работ (оказанных услуг).

— Возможно ли отправлять документы контрагенту, который обслуживается у другого Оператора электронного документооборота?

Возможность роуминга электронных документов между операторами ЭДО должна появиться в ближайшее время.

Особенности архитектуры решения

— Почему для обмена электронными документами используются XML файлы?

Преимуществом такого подхода является возможность обмена формализованными XML документами с любыми операторами ЭДО.

— Каким образом осуществляется интеграция со стандартным Журналом счетов?

В функциональности предусмотрен специальный автоматический режим синхронизации электронных счетов-фактур и Журнала счетов.

— Как обеспечивается хранение электронных документов в течение определенного законодательством срока?

Существует два способа организации хранения электронных документов:

  1. Оператор ЭДО предоставляет дополнительную услугу - Электронный архив, для хранения исходящих и принятых электронных документов.
  2. В рамках интеграционного решения предусмотрена возможность взаимодействия с SAP Content Server.

— Как выполняется подписание документов ЭП?

Электронные документы в SAP проходят предварительные этапы подготовки и согласования. Только ответственный сотрудник формирует XML файл на локальном компьютере, который автоматически подписывается ЭП с помощью программного обеспечения провайдера ЭДО (например КриптоПро).

— Возможна ли замена оператора ЭДО, одновременная работа с несколькими операторами ЭДО при внедренном решении?

Решение позволяет обмениваться формализованными электронными документами (Счет-фактура, Акт о приемке выполненных работ, ТОРГ-12) с любыми операторами ЭДО. Смена оператора ЭДО и работа с новым оператором не требует дополнительной разработки (за исключением неформализованных технических уведомлений).

— Каким образом разграничиваются полномочия пользователей на выполнение тех или иных операций ЭДО?

При подготовке и подписании электронных документов проверяются стандартные полномочия для разграничения данных с учтём орг. структуры (Сбытовая организация, Канал сбыта, Сектор и другие). Разграничение по функционалу (подготовка документов, подпись, работа с монитором ЭДО и т.д.) определено разработанными в нашем решении специальными полномочиями. Концепция ролей и полномочий обсуждается и согласовывается дополнительно с учетом индивидуальных требований клиента (проверка полномочий адаптируется под заказчика).

Мария Старосветская
Мария Старосветская 7 февраля 2014 7 мин.

Свяжитесь с нами, если
у вас остались вопросы

Или оставьте свою контактную информацию и мы вам перезвоним
Заполните поле
Некорректный номер телефона
Некорректный Email

Продолжая, вы принимаете условия политики обработки персональных данных