ЭДО: что к чему

По данным российских аналитиков в ближайший год ФНС продолжит активно развивать платформу для перевода всех налогоплательщиков на документооборот электронными счетами-фактурами. Думается, что ближе к концу 2014 года ведомство объявит об этом открыто. При этом обязательность ЭСФ будет устанавливаться государством постепенно и точечно для определенных сфер и организаций.

Мы подготовили ответы на наиболее обсуждаемые вопросы, относительно особенностей электронного документооборота.

Общие вопросы 

Каков порядок хранения отправленных/принятых документов? 

По умолчанию отправленные и принятые документы вместе с необходимыми подтверждениями хранятся на сервере оператора ЭДО. Дополнительно хранение документов можно организовать в SAP контент-сервере.

Обладают ли электронные документы юридической значимостью?

Все документы подписываются электронной подписью (ЭП). Для формирования ЭП используются только сертифицированные средства криптографической защиты информации. В качестве сертификата ключа подписи используются только сертификаты, выданные доверенными Удостоверяющими центрами в соответствии с Регламентом оказания услуги. Типы документов, порядок обмена которыми регламентирован соответствующими государственными нормативными актами, передаются в строгом соответствии с этими актами (пример – обмен счетами-фактурами). 

Как быть, в случае, если использование электронного документа невозможно?

Переход на электронный документооборот никоим образом не запрещает бумажный. Если компании необходим в ряде случаев бумажный документ, то предполагается возможность формирования бумажной копии электронного аналога с заверением такого документа подписью главного бухгалтера и печатью организации. 

При наличии электронного счета-фактуры требуется ли дублировать его на бумаге?

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде». Соответственно, счета-фактуры могут быть выставлены только в электронном виде. Именно электронный счет-фактура будет являться «оригиналом» документа.

Какие виды документов имеют утвержденные формы?

Законодательством определены форматы следующих электронных документов: Счет-фактура; ТОРГ-12; Акт о приемке выполненных работ (оказанных услуг). 

Возможно ли отправлять документы контрагенту, который обслуживается у другого Оператора электронного документооборота?

Возможность роуминга электронных документов между операторами ЭДО должна появиться в ближайшее время.

Особенности архитектуры решения 

Почему для обмена электронными документами используются XML файлы?

Преимуществом такого подхода является возможность обмена формализованными XML документами с любыми операторами ЭДО. 

Каким образом осуществляется интеграция со стандартным Журналом счетов?

В функциональности предусмотрен специальный автоматический режим синхронизации электронных счетов-фактур и Журнала счетов. 

Как обеспечивается хранение электронных документов в течение определенного законодательством срока? 

Существует два способа организации хранения электронных документов:

  1. Оператор ЭДО предоставляет дополнительную услугу - Электронный архив, для хранения исходящих и принятых электронных документов.
  2. В рамках интеграционного решения предусмотрена возможность взаимодействия с SAP Content Server. 

Как выполняется подписание документов ЭП?

Электронные документы в SAP проходят предварительные этапы подготовки и согласования. Только ответственный сотрудник формирует XML файл на локальном компьютере, который автоматически подписывается ЭП с помощью программного обеспечения провайдера ЭДО (например КриптоПро). 

Возможна ли замена оператора ЭДО, одновременная работа с несколькими операторами ЭДО при внедренном решении? 

Решение позволяет обмениваться формализованными электронными документами (Счет-фактура, Акт о приемке выполненных работ, ТОРГ-12) с любыми операторами ЭДО. Смена оператора ЭДО и работа с новым оператором не требует дополнительной разработки (за исключением неформализованных технических уведомлений). 

Каким образом разграничиваются полномочия пользователей на выполнение тех или иных операций ЭДО?

При подготовке и подписании электронных документов проверяются стандартные полномочия для разграничения данных с учтём орг. структуры (Сбытовая организация, Канал сбыта, Сектор и другие).  Разграничение по функционалу (подготовка документов, подпись, работа с монитором ЭДО и т.д.) определено разработанными в нашем решении специальными полномочиями. Концепция ролей и полномочий обсуждается и согласовывается дополнительно с учетом индивидуальных требований клиента (проверка полномочий адаптируется под заказчика). 

Подробнее о решении.

Поделиться

Фарминдустрия 2018: тенденции и тренды
Методология помарочного учета в рамках работы с 3ми xsd схемами доступна на сайте РАР
МЕГАПОЛИС развивает онлайн канал продаж на основе SAP Hybris Cloud.
Регистрация пользователя
После Регистрации Вам будут доступны к скачиванию материалы с ограниченным доступом.

Зарегистрироваться
Авторизация пользователя
После Регистрации Вам будут доступны к скачиванию материалы с ограниченным доступом.
Нет пароля? Тогда вам сюда — Регистрация?

Войти
Отправить
Регистрация пользователя
Ваша регистрация прошла успешно!

Восстановление пароля
Письмо с новым паролем отправлено Вам на почту

Опытные SAP консультанты TeamIdea ответят на все Ваши вопросы.

Благодарим Вас за обращение в TeamIdea. В ближайшее время наш специалист свяжется с Вами.